Brancher un modèle sur un dossier de documents est facile. Obtenir des réponses justes l’est beaucoup moins, et le travail se joue presque entièrement avant le modèle.
Le problème n’est pas le volume
Nous voyons souvent des entreprises repousser un projet en attendant d’avoir « assez de documents ». C’est l’inverse : quelques centaines de pages propres donnent de meilleurs résultats que dix mille pages contradictoires. Le vrai obstacle n’est pas la quantité, c’est la contradiction.
Ce qu’il faut exclure
Les brouillons, les versions périmées, les échanges internes et les documents dont personne ne sait s’ils font foi. Un modèle ne distingue pas un tarif de 2019 d’un tarif de 2026 : il répondra avec le plus ressemblant, pas avec le plus récent. L’exclusion est le geste le plus rentable de tout le projet.
Structurer sans tout réécrire
Il ne s’agit pas de reformater vos archives. Il s’agit d’ajouter à chaque document trois informations : de quoi il parle, à quelle date il fait foi, et qui l’a validé. Ces trois métadonnées transforment un tas de fichiers en base interrogeable.
Un assistant ne corrige pas vos documents. Il les amplifie, erreurs comprises.
Contrôler les réponses
Nous imposons systématiquement la citation de la source. Une réponse sans document cité est traitée comme une absence de réponse. Cette règle seule élimine l’essentiel des réponses inventées et rend le contrôle possible par une personne non technique.
Par où commencer
Choisissez un seul domaine — les procédures RH, les fiches techniques, les conditions commerciales — et faites-le proprement. L’extension au reste des archives est ensuite mécanique.